Software a medida para empresas: coste y plazos

Qué es el software a medida (y cuándo no hace falta)

Un software a medida es una aplicación diseñada alrededor de un proceso concreto de tu empresa: cómo entra un expediente, quién aprueba un presupuesto, qué necesita ver un comercial antes de visitar a un cliente. Se construye a partir de cómo trabajáis hoy y de los datos que ya tenéis, aunque estén repartidos entre un ERP, varios Excel y el correo.

Casi nunca significa tirar lo que funciona. En Navarro Hermanos el ERP sigue siendo el mismo y lo que hicimos fue el CRM que le faltaba alrededor. En Crearal, en cambio, la gestión vivía en una hoja de cálculo de unas 45 columnas, y ahí sí tocaba construir la aplicación entera.

Si lo que buscas es quitar trabajo repetitivo entre programas que ya funcionan, puede que no necesites una aplicación nueva: empieza por la automatización de procesos con IA. Y si quieres que la IA haga tareas dentro de tu ERP o de tu correo, lo explicamos en agentes de IA para empresas.

¿Software a medida o un SaaS? Cuándo compensa cada uno

Te lo decimos igual que en la primera reunión: si hay un SaaS que resuelve tu proceso casi entero y su cuota encaja con los usuarios que vais a tener, contrátalo. Desarrollar compensa en situaciones bastante concretas.

Compensa desarrollarlo cuando

El proceso es justo lo que os diferencia y ningún producto lo recoge sin forzarlo.
El equipo trabaja con varias herramientas unidas a base de Excel, correos y copiar y pegar.
Pagáis licencias por usuario de un programa del que usáis una parte pequeña, y cada contratación sube la factura.
Hay que conectar con un ERP antiguo que no tiene API o que solo acepta conexiones desde vuestra red.
Los datos tienen que quedarse en vuestro servidor.

Mejor un SaaS (o esperar) cuando

El proceso es estándar: contabilidad, nóminas, facturación o un CRM de ventas sin particularidades.
Lo necesitáis funcionando la semana que viene.
Nadie del equipo puede dedicar horas a explicar cómo se trabaja y a probar lo que se va entregando.
El proceso cambia cada mes. Conviene estabilizarlo antes, aunque sea en una hoja de cálculo.

Para comparar con números, suma lo que pagarías por el SaaS en cuatro o cinco años (la cuota por usuario multiplicada por los usuarios que tendréis, más módulos y extras) y ponlo al lado del desarrollo más el mantenimiento de ese mismo periodo. Muchas veces sale un reparto: SaaS para lo genérico y desarrollo propio para la parte que os hace distintos, unidos con integraciones entre sistemas.

Qué tipo de software a medida desarrollamos

Sobre todo herramientas internas que el equipo abre cada mañana. Estas son las que más se repiten en nuestros proyectos:

CRM a medida

Cartera por comercial, visitas, ofertas y seguimiento, con los clientes, pedidos y facturas del ERP ya dentro, sin teclearlos dos veces.

ERP y gestión de expedientes

Flujos por fases, presupuestos, colas de producción, envíos y facturación cuando ningún ERP del mercado encaja con cómo trabajáis.

Paneles y cuadres

Indicadores de dirección, cuadres mensuales o control de facturas de proveedores, con datos que salen de varias fuentes a la vez.

Integraciones con ERP y tiendas online

Clientes, artículos, stock y pedidos sincronizados entre sistemas: por API cuando la hay, y por base de datos o fichero cuando no.

Módulos de IA dentro de la aplicación

Lectura de documentos, presupuestos por WhatsApp o búsqueda sobre el catálogo, con el consumo de IA medido aparte.

Plataformas de tareas

Tareas por cliente o por área, vencimientos, recurrentes y avisos para equipos que hoy se organizan con hojas de cálculo y correos.

Tres proyectos de software a medida contados por dentro

Los tres están en producción y los usan equipos de verdad a diario. Te contamos de dónde partían, qué se construyó y la parte que más trabajo dio, que suele ser la que mejor ayuda a valorar un proyecto parecido.

Crearal: ERP de expedientes a medida

Réplicas cerámicas · Málaga

De dónde partían: Hacen réplicas de azulejos (muchas por siniestros de aseguradoras), murales y cortes a medida. Todo se llevaba en un Excel compartido de unas 45 columnas, los siniestros llegaban por correo o por teléfono y los presupuestos y las facturas se hacían en otro programa.
Qué desarrollamos: Un ERP con un flujo propio para cada línea de negocio (réplica, mural y cortes), fichas de expediente con fotos y documentos, colas de producción, envíos con MRW y GLS por API, generación de PDF y un cuadre mensual de las facturas de transporte contra los envíos. Los siniestros de siete aseguradoras entran solos desde el correo, y el bot de presupuestos de la web y de WhatsApp crea el pre-expediente.
Lo que más trabajo dio: La importación del histórico. Varias filas del Excel podían ser piezas de un mismo trabajo, la aseguradora había que deducirla de la columna de compañía y las medidas venían como texto («1,643 x 1,643», en metros). Lo resolvió un script que agrupa por número interno y convierte unidades; meses después se recuperó una segunda hoja que se había quedado fuera, sin duplicar ningún expediente. La primera fase estuvo en producción tres semanas después de analizar el Excel.

ERP a medidaImportación desde ExcelMRW y GLS por APISiniestros automáticos

Navarro Hermanos: CRM comercial sincronizado con el ERP

Distribución de recambios

De dónde partían: Distribuidor con tres líneas (recambios de automóvil, de moto y bici y accesorios de moto) y un ERP sobre MySQL con millones de registros. Los ruteros de visitas estaban en Excel, y se pedía una herramienta con tres niveles: dirección, jefes de ventas y comerciales.
Qué desarrollamos: Un CRM con la cartera de cada comercial, su historial de compras frente al año anterior, rutero semanal, ofertas segmentadas por línea, tipo de cliente y zona, leads y seguimiento de maquinaria. Se entregó con los 27 comerciales dados de alta y su cartera real.
Lo que más trabajo dio: El ERP no tiene una API en funcionamiento, así que leemos su base de datos en solo lectura y volcamos clientes, artículos, pedidos y facturas a PostgreSQL. Hubo dos sorpresas. Los pedidos del día llegan al ERP después de la sincronización de las 2:00, y hubo que añadir otra solo de pedidos a las 14:00. Y un índice único por CIF dejaba fuera a los grupos con varios centros que comparten CIF: al quitarlo aparecieron 285 clientes que faltaban. Como el servidor está dentro de la red de la empresa y no tiene salida a internet de madrugada, nada que la necesite se programa entre las 00:00 y las 08:00.

CRM a medidaSync con ERP MySQLServidor en la red del clienteNestJS y Next.js

R&C Asociados: plataforma de tareas para una asesoría

Asesoría y administración de comunidades

De dónde partían: Administran comunidades de vecinos y llevan fiscal, laboral y herencias. El control de impuestos estaba en una matriz de Excel (cliente por modelo), las altas y bajas laborales en otra hoja y parte del trabajo en dos aplicaciones sueltas sin usuarios.
Qué desarrollamos: Tareas por comunidad y por área (acuerdos de junta, incidencias con su siniestro, recurrentes como remesas o mantenimientos), control de 16 modelos de impuestos con tres comprobaciones por presentación, altas y bajas laborales que pasan a urgentes a los cinco días, un chat interno y un CRM de acceso restringido. Lo usa un equipo de 22 personas.
Lo que más trabajo dio: La primera versión se construyó entre septiembre y noviembre de 2025 sobre Supabase. En julio de 2026 la pasamos a una API propia con PostgreSQL en un servidor dedicado, y el plan de corte se torció: el equipo llevaba una semana usando la versión nueva mientras la antigua seguía recibiendo cambios. Volver a importar, como decía el checklist, habría borrado trabajo real. Se hizo un corte controlado, se trasladaron las filas creadas en la antigua y se comprobó que las 24 tablas cuadraban sin una sola diferencia. Cada usuario siguió entrando con su contraseña de siempre.

Gestión de tareasMigración sin pérdida de datosAPI propia y PostgreSQL22 usuarios

¿Cuánto cuesta un software a medida?

No publicamos precios, y tampoco los damos por pantalla: dos aplicaciones con las mismas pantallas pueden dar muy distinto trabajo según lo que haya detrás. Lo que de verdad mueve el esfuerzo de un proyecto es esto:

Las integraciones

Es lo que más varía. Shopify o Microsoft 365 tienen APIs documentadas y el trabajo es previsible. Un ERP sin API, del que hay que leer la base de datos o del que solo salen exportaciones, pide más análisis y más pruebas con datos reales.

La migración de datos

Pasar años de Excel a una base de datos, con duplicados, formatos mezclados y campos escritos a mano, suele llevar más de lo que parece. Lo estimamos después de ver una muestra de verdad.

Roles y permisos

Si todo el mundo ve lo mismo, es sencillo. Cuando un comercial no debe ver importes o el CRM solo lo abren tres personas, crecen el diseño y las pruebas.

Dónde se aloja

Un servidor en la nube es lo más rápido. Si la aplicación vive dentro de vuestra red, detrás de un cortafuegos o una VPN, hay que coordinarse con vuestro equipo de sistemas y eso se nota en el calendario.

La IA y otros consumos

Si la aplicación usa modelos de IA, además del desarrollo hay un coste por uso que depende del volumen. Lo separamos en recursos de Azure distintos para que sepas cuánto gasta cada función.

Cómo preparamos la propuesta

Empezamos con un diagnóstico gratuito. Si el proyecto tiene sentido, preparamos una propuesta con el alcance por escrito, incluido lo que queda fuera y el orden de las entregas. La forma de pago la hablamos contigo en cada caso.

Para saber si compensa, mide antes cuánto tiempo y cuántos errores cuesta hoy el proceso. Lo explicamos con fórmula y ejemplo en cómo medir el ROI real de una automatización.

Cómo es el proceso de desarrollo y cuánto tarda

Los plazos que verás aquí salen de proyectos reales. Dependen sobre todo de las integraciones y de lo rápido que se validen las cosas por vuestra parte.

Diagnóstico

Hablamos con las personas que hacen el trabajo, además de con dirección. Revisamos los Excel, el programa actual y un par de casos completos de principio a fin, y salimos con una lista de lo que duele y de lo que no merece la pena tocar.

Alcance validado con el equipo

Propuesta por escrito y una sesión con las personas que van a usar la aplicación para repasar pantallas, estados y casos raros antes de programar.

Primera versión en producción

Primero lo que más se usa. En Crearal la primera fase estuvo en producción tres semanas después de analizar el Excel; la primera versión de la plataforma de R&C Asociados llevó unos dos meses.

Datos reales y formación

Importamos el histórico, damos de alta a los usuarios con sus permisos y formamos al equipo en su puesto. Mientras conviven el sistema antiguo y el nuevo aparecen los casos que nadie había contado.

Evolución

Con la aplicación en uso, se sigue creciendo por módulos pequeños. La de Crearal suma más de 500 cambios publicados desde febrero de 2026, entre módulos nuevos, ajustes y correcciones.

Lo que más alarga un proyecto rara vez es programar. Suelen ser las validaciones que tardan en llegar y los datos que aparecen a mitad de camino, como la segunda hoja de Excel de Crearal o los 285 clientes de Navarro Hermanos que no entraban por el CIF.

Qué pasa con el código, los datos y el servidor

Conviene preguntarlo antes de firmar con cualquier proveedor, también con nosotros. Así trabajamos:

Los datos, en una base de datos estándar

Usamos PostgreSQL. Los datos se pueden exportar completos con herramientas estándar y no dependen de ningún formato nuestro.

Un servidor por cliente

En los proyectos de empresa no compartimos máquina entre clientes. Puede ser un servidor en la nube o uno dentro de vuestra red, como el de Navarro Hermanos.

Código con historial y documentación

El código está en un repositorio con todo su historial de cambios, y cada proyecto tiene documentado cómo se despliega, cómo se restaura una copia y qué reglas de negocio aplica.

La titularidad, en el contrato

Quién es titular del código y qué pasa si un día cambiáis de proveedor tiene que quedar escrito en el contrato antes de empezar. Pídelo así a nosotros y a cualquiera.

Mantenimiento: lo que pasa después de la entrega

Una aplicación que nadie cuida se degrada: caduca un certificado, un proveedor cambia su API, se llena un disco. Esto es lo que hacemos con las que tenemos en producción:

Copias fuera del servidor, y restauradas de verdad
Copia diaria cifrada en un almacenamiento externo en la UE, protegida contra borrado durante 30 días. Y se prueba a restaurar: en la prueba de agosto de 2026 en Crearal se contrastaron expedientes, clientes, fotos y envíos con producción. Así vimos que la copia anterior solo guardaba la base de datos y que las fotos de los expedientes nunca habían salido del servidor. Ahora se copian también.
Errores revisados cada mañana
Las aplicaciones registran sus errores con tres niveles de gravedad y a las 07:00 llega un informe con lo que ha fallado. Los fallos silenciosos también cuentan: en Navarro Hermanos salta un aviso si la sincronización nocturna con el ERP falla dos noches seguidas.
Vigilar el canal además del servidor
Lo aprendimos por las malas. La línea de WhatsApp de un bot estuvo caída dos semanas sin que nadie lo notara, porque los presupuestos de la web seguían entrando y parecía una bajada normal. Hoy cada línea se comprueba cada hora, avisa tras dos fallos seguidos y el aviso llega por correo: mandarlo por WhatsApp sería usar justo el canal roto.
Correcciones incluidas, funciones nuevas aparte
El mantenimiento cubre la corrección de errores. Una función nueva se habla y se valora antes de hacerla.

Con qué tecnología trabajamos

Herramientas de código abierto y muy extendidas, para que cualquier equipo con experiencia en JavaScript pueda entender el proyecto:

TypeScriptReactNext.jsNode.js (Express, NestJS)PostgreSQLDockern8nAzure OpenAI

¿Buscas una web o una tienda online?

Tienen su propia página, con lo que incluyen y cómo trabajamos:

Webs corporativas

Webs rápidas y preparadas para posicionar, con formularios que llevan cada contacto directamente a tu CRM.

Ver webs corporativas

E-commerce a medida o en Shopify

Tiendas conectadas con tu ERP y tu logística. Somos Shopify Partner y desarrollamos a medida cuando el catálogo lo pide.

Ver e-commerce

Preguntas frecuentes sobre software a medida

¿Cuánto cuesta desarrollar un software a medida?

Depende sobre todo de cuatro cosas: las integraciones con otros sistemas, la migración de datos, los roles con permisos distintos y dónde tenga que alojarse. Por eso no publicamos precios ni los damos por pantalla. Tras un diagnóstico gratuito preparamos una propuesta con el alcance por escrito, y la forma de pago la hablamos contigo.

¿Cuánto se tarda en desarrollar un software a medida?

La primera versión útil suele estar lista entre tres semanas y dos meses. En Crearal la primera fase del ERP estuvo en producción tres semanas después de analizar su Excel, y la primera versión de la plataforma de R&C Asociados llevó unos dos meses. Después la aplicación sigue creciendo por módulos.

¿Qué es mejor, un software a medida o un SaaS?

Si un SaaS cubre tu proceso casi entero y el coste por usuario es razonable, el SaaS. El desarrollo a medida compensa cuando el proceso es lo que os diferencia, cuando el equipo trabaja con varias herramientas unidas a mano o cuando hay que conectar con un ERP sin API. Muchas empresas acaban combinando los dos.

¿Tengo que cambiar de ERP para tener un software a medida?

No. Lo habitual es que el ERP se quede y la aplicación nueva lea de él. El CRM de Navarro Hermanos se alimenta dos veces al día de los clientes, artículos, pedidos y facturas de su ERP, leyendo la base de datos porque el ERP no tiene una API en funcionamiento.

¿Qué pasa con el código y con mis datos?

Los datos van en PostgreSQL, en un servidor dedicado a tu empresa (en la nube o dentro de tu red), y se pueden exportar completos. El código está versionado y documentado. Quién es titular del código y qué pasa si cambiáis de proveedor debe quedar en el contrato antes de empezar.

¿Quién mantiene la aplicación una vez entregada?

Nosotros: copias diarias fuera del servidor con restauraciones probadas, un informe de errores cada mañana y vigilancia de las integraciones. Las funciones nuevas se valoran aparte antes de hacerlas.

Para seguir leyendo

Si estás valorando un proyecto, estas páginas completan lo que has leído aquí:

Software a medida para empresas